上禮拜大概提了一下導入ERP的好處,
改天再來一篇完整的, 講一下我認為完整的一套ERP系統應該要可以做到什麼, 和實際能帶來哪些效益
今天想提的是, 為什麼ERP的導入往往曠日廢時, 甚至需要人員不斷的加班
過程中整間公司可能會民怨四起, 甚至人員不堪負荷離職也都是有可能的
一般沒有經過換系統或者導入ERP的職員, 都很難瞭解這項工作的負擔性
所以我認為每家公司在導入ERP前都應該要有以下認知:
1. 非常吃重PM(專案經理)的能力
通常導入系統前, 我們一定會選一個負責人來統領這項導入專案的大大小小
常見的負責人通常會是財務或者IT (因為老闆總認為ERP跟這兩項職能比較有關)
其實由哪個職能擔任PM並不是重點
重點是這個PM職級一定要夠高 (才叫得動其他人, 甚至是其他部門的人)
也一定要夠瞭解整間公司的營運狀況 (很多流程在擬定的時候, 才有辦法給予幫助)
一定要有加班的準備 (很多ERP基本建置, 可能都是PM最清楚, 所以可能也會由PM負責維護)
就像一般坊間流傳的好PM一樣
雖然像個傳聲筒的工作, 但是其實PM是最清楚整個狀況的人, 也知道這艘大船該怎麼航行
及目前的困難是什麼, 要怎麼克服. 大概哪時候能抵達目標
PM本身的學習能力也不能太差, 要跟系統商的窗口密切合作, 完成導入專案
2.曠日費時-基本資料的準備
如果原先公司有使用某套系統, 那這部分可能還好
只要將原本的資料轉出來, 再整理成可以匯入的格式就好
若公司原先的資料是東一塊西一塊的, 那勢必會有很多整理的功夫要做
再來, 每套ERP軟體能夠分析的維度都不一樣
但概念我想都是大同小異,
舉例來說 : 以客戶資料為例
原先公司可能就是單純紀錄客戶資料
但導入新系統後, 可能會有很多別的分析維度
例如: 透過產業別來分析; 透過通路別來分析
那這些過往所沒有的分析維度, 我們就必須要一個一個加到我們所整理出的客戶資料上
這部分就是既費時又費工的
通常我們說的基本資料準備, 三大主檔(客戶, 廠商, 品號) 是最麻煩的
人員一開始在整理的時候, 因為沒有資料庫的概念, 往往也會造成許多重工
像是應該壓代號的部分卻直接壓中文字
都會造成資料匯入的時候錯誤, 就必須不斷修改資料的正確性
3.加班加起來-流程擬定&上機練習
以一家客戶所會碰到的標準模組來說
進銷存系統(採購,訂單,庫存)+財務系統(應收應付和會計總帳)
每個模組下都會有自己的子流程
甚至會有不同模組之間需要配合的流程
再來, 現在的ERP系統畢竟都是所謂的套裝軟體
所以一定會有不適用的地方
在不修改程式的條件下, 就是要改變人員的使用習慣了
往往在導入期, 可能因為要記錄更多東西
造成人員工作量更大, 就會導致許多反彈聲浪, 甚至因此離職
但其實很多時候, 只是"習慣"的問題而已
對於新的流程, 新的系統, 我們操作起來都會比較不順
比較不熟悉, 進而造成反感及厭惡
故在系統導入期, 老闆和PM都要懂得呼籲同仁放下舊有習慣
擁抱新的方法及步驟 (這有時候實在很難, 畢竟你要有些人改變他10年的習慣, 就是很難)
同事間的鼓勵和同舟共濟精神, 我認為非常重要
畢竟學習一套新的系統, 一定有他的崁在
可能又剛好分配到較多的模組需要由你來操作
那你就需要花費更多的時間來練習及熟悉系統
但是, 你原先的工作量並不會因為專案的導入而減少
所以, 勢必是要加班, 甚至是加很多班來完成相關的一些練習及資料準備
除了系統的練習佔據很大一塊時間外
流程的擬定也會是一大時間殺手
畢竟要將現有作法完全移植到新的系統上
一定會有很多事需要討論以及擬定的
甚至有時候會到後面才發現前面所擬定的方向或者作法其實是有問題的
又要再修正, 這部分也考驗著每個人對於自己事情的熟悉度
以及能夠把它講出來的能力
有些人可能工作能力很強
卻不會描述他的工作內容, 或者描述的不夠完善
這樣的情況下所擬出來的流程, 往往會缺手缺腳的, 完整性不夠高
而導致在後期模擬時才發現, 很多小流程要補, 導致整個專案的延誤
以上就是我整理的三點原因
解釋了為什麼ERP的導入是那麼冗長和令人心煩的過程
也期許如果你正準備考慮換ERP, 看到了這篇文章
能夠抱持著更正確的態度來面對這件事
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