每家公司隨著規模不斷變大, 人數不斷增加
業態不斷地更多元
只要是稍微有點規模的公司, 一定不可能再用Excel來作全部的紀錄了
畢竟你不同的Excel間是沒有連接的嘛, 一個函數跑掉, 就數字就全部不對了
從企業發展的歷程來看
一開始各個職能可能都是用自己的excel來做事
老闆需要看到什麼資訊時, 再由某個人統整, 或者老闆自己統整
再來可能會購買像是, 業務的訂單處理系統 或者是POS的銷售系統
但是各個系統之間並沒有串接起來, 勢必會造成很多問題
最常見的問題如下:
1.帳料不一致的問題
-也就是你透過你現有的查詢方式查詢庫存量, 跟實際庫存量有所誤差, 而且誤差很大
2.結帳困難的問題
-財務人員要付錢或者要作帳時, 往往需要勞心勞力去找到相對應的來源單據
或者要產出財報時, 都要excel拉來拉去, 不斷加工處理才有辦法產出
3.相關報表產出費時
當今天想看到相關的一些銷售數據, 採購數據時
人員往往需要耗費大量時間來找資料, 並做整理, 才有辦法提供
如果有以上三點情形
那麼企業就可以考慮換一套完整的資訊系統來輔助這些日常的營運行為
透過完整的資訊系統, 俗稱ERP
我們可以將所有的企業行為在系統中做紀錄
方便後續整理, 歸納, 蒐集相關數據
通常企業有能力來導入ERP系統時
也是老闆從走動式管理->透過數據來管理的階段
不太可能再盯著每個人做事了
有資訊系統彼此之間的勾稽, 也是防止人員有弊端的方法
所以在評估資訊系統ERP時:
我認為有以下幾點值得考慮
1.公司目前的成長速度有多快
因為不同的公司規模, 內部流程上一定會有所不同
如果公司正處於飛快的成長期, 在這個時期導入的話, 可能會造成流程一改再改
人員的適應力及學習力都要很強, 才有辦法快速上手及彈性變化
2.公司目前的業態有哪些? 將來有可能有哪些?
例如, 公司目前是一家貿易公司, 則你挑選ERP軟體時就專注在目前的業態上
但這時你應該考慮的是, 將來有沒有可能踏入比如說: 網購? 或者零售(POS) ? 製造?
如果有可能, 那你目前挑選的ERP軟體, 是否有辦法跟著你升級或者加購模組?
這點是很重要的, 如果那家軟體商沒有這些解決方案
你勢必之後要馬就整套換掉, 要馬就加購別人的其他模組
但是這樣又造成了兩套系統無法連接, 無法勾稽的情形
3.好好盤點目前公司的整個業務及流程
在和各家廠商接洽前, 先把自己公司的業務及流程梳理一下
再提供給各家廠商的提案者, 讓他們去評估, 他們現有的系統到底有沒有辦法負荷你們這樣的商業行為
如果無法, 有怎麼樣的解決方案是他們可以提供的
這點很重要, 如果在售前沒有談清楚, 往往會造成正式導入之後才發現不合用
或者功能不適切, 後續就只有兩條路
1.客製程式(費時, 費力, 費工)
2.退貨 (先前為了導入所耗費的成本, 時間都付之流水)
當然這點也是考驗系統商評估的能力
而為我們身為消費者, 就是盡量提供我們的資訊給他們評估
並且作紀錄! 一問一答最好都要詳細記錄清楚, 以免後續大家裝死不認帳
以上就是我認為一套完整的資訊系統能給企業帶來的好處
以及在評估各家廠商前, 應該要具備的觀念
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