專案管理、專案管理、專案管理
這四個字如果常看商管書籍的人一定都不陌生
又或者在一定規模公司上班的人，一定也都會碰到專案管理，或者是碰到專案經理
如果說專案管理，你腦中浮現的第一印象是什麼？
討人厭的專案經理，老是出一張嘴？
花花綠綠的甘特圖
老是在談排程、談Deadline？
這些都可以說是專案管理的刻板印象
我第一份工作是系統導入顧問
基本上就兼專案經理的角色
而第二份也是做專案經理
當我做了越多的專案
試過更多的專案手法、專案管理軟體等等
漸漸你會發現，專案管理絕對不止是甘特圖而已
而是一種思維模型，隨著你做越多的專案
這樣的思維就會卡在你腦海裡
我也認為，專案管理是人人都需要具備的思維模式
不管你今天是不是專案經理
只要你在工作，你就應該要具備這樣的思維模式
不知道大家在工作上有沒有遇過一種人
你跟他談論一件事情
他常常講Ａ講一講，就跳到Ｂ
又或者工作項目老是Delay，交一些半成品
漏東漏西的，不清楚自己的進度到底在哪
這都是因為他不具備專案管理的思維
專案管理的思維究竟是什麼呢？
我認為可以分成四個階段
設定目標→解構目標→訂定工作責任、時間、資源→持續追蹤及動態調整
今天老闆交付給你任何任務
不管或大或小，其實都可以套用這個思維模式去做
比如說：老闆請你籌備一個感恩晚會
一、設定目標
你一定要先清楚這個晚會的目標是什麼？ 對象是誰？想要達到什麼目的？
這是一個專案裡最重要的一件事情
目標偏了，專案做得再好都沒用
建議是，你先想一套方案
然後持續跟老闆溝通、去修正
千萬不要工作接了就埋頭苦幹
到時候做錯了，挨罵的也是自己
二、解構目標
假設這個晚會你訂定了一些工作項目
- 要有歌手
- 要有食物可以吃
- 要有椅子可以坐
我們先假定這是三大工作項目
接著我們把大工作項目向下展開
去思考怎樣可以完成這些事情
比如說要有歌手
那事先我可能要先調查賓客的背景
→我要詢問歌手有沒有空、預算多少
→可能要跑內部簽呈、流程
→等等等等
你可能會有更多細項
把這些大任務底下的小任務一一列出來之後
三、訂定工作責任、時間、資源
事情這麼多，我們不可能全部都自己來
一定會跟別人通力合作
這時候就是把小任務對應的責任人列好，並把預期完成的時間
可能會消耗哪些資源，要注意的事項都列上去
你可以用Excel處理
用什麼軟體製作工作排程圖絕對不是重點
重點是，你拆出的工作細項對不對，訂定的時間合不合理
四、持續追蹤及動態調整
做完第三步後，我們已有心中的藍圖
接著就開始工作了
記住一件事情，專案唯一不變的就是，肯定會變
所以當某項工作任務出了狀況
時程有變時，除了想辦法補救以外
要馬上預估出連動影響到的時程
嘗試去挽回整體的時程，這就是專案經理的責任
負責去協調資源，比如說某項任務加速一點，這項delay的就可以多一點時間處理
以上就是我認為人人都需要具備的專案管理思維
你可能會說：但是我又不是專案經理，我幹嘛那麼麻煩
只要你是打工仔，你就會是某項專案的一份子
你手頭就會有工作要做
而你對待自己手上的工作，也應該像是對待小專案一樣
去訂定目標→解構→排程→調整
最近遇過太多人對於工作，沒有一個清楚的藍圖
也沒有排程的概念
這樣的思維久了
你就會陷到一堆的工作當中，不知道自己在哪裡
可能會在一堆工作中跳轉，導致效率低落，成效也很差
所以人人都應該具備這樣的思維
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