先前針對這個主題, 其實已經發過兩篇文
分別為以下兩篇
【ERP系統】換ERP前該注意什麼? 更換系統的困難度到底在哪裡?
【ERP系統】一個健全的資訊系統, 能帶來什麼好處, 購買ERP前應該注意什麼
今天再針對之前沒有提到的一些點進行補充和講解
若有重複就當作加強印象, 還請多多包涵
到底哪時候老闆應該要開始評估導入資訊系統呢?
1.人工作業流程過長
之前有提過, 隨著企業規模越來越大
初期的員工一定都是校長兼撞鐘, 業務兼採購再兼財務
但公司成長之後, 分工一定會越來越細
所以我認為, 當你今天公司內部的職能別已經區分成
業務; 採購; 倉管; 財務,
大致分成以上四種之後, 就可以考慮導入資訊系統了
除了用公司內部的職能種類來判斷之外
也可以觀察內部的流程,
假設, 沒有一套資訊系統
客戶接單之後, 可能要自己手寫訂單文件
再交給財務人員, 做開立發票或者是收款等等作業
而財務人員記錄帳目的形式一定跟業務不一樣,
所以他可能又要把數字抄到他自己記錄帳目的excel上
單量小的時候還無所謂
當今天單量一大, 這兩個數字之間彼此是沒有勾稽的
(訂單&財務帳上沒有連結性) 他靠的是人工的填
當今天人工一多, 就容易出錯, 一出錯, 就要花時間去修改, 查帳等等
這都是所謂的隱形成本
若你是老闆, 可以觀察看看內部人員之間的溝通
或者有沒有常常花時間在整理這些手寫單據上, 甚至在查相關的錯誤
這些時間都是被浪費掉的
當你有使用資訊系統時, 業務的訂單資料就會直接帶到財務的作帳資料上
系統會勾稽起來, 若有錯誤也可以回上一洞做修改及更正
才不會這樣亂糟糟的, 也減少人工的時間
2.資訊不夠透明化
今天業務要提貨時
或者要接單時, 通常一定要確認庫存量夠不夠
通常在導入資訊系統前都是使用Excel來記錄庫存量
往往很容易出錯或者是不準
嚴重一點導致業務不能及時報量或報價給客戶
錯失訂單
當有一套資訊系統
今天不管是要查庫存量
又或者要檢查每一張單的出貨情形
每一位客戶的結帳情形, 帳款沖銷了沒
以往可能需要耗時耗力, 業務要麻煩財務去找去整理
現今我們把所有行為都記錄在同一套系統上時,
便可輕易看到我們想要的資訊
3.成本難以計算
今天不管你是製造業
或者流通業
缺乏一套資訊系統
一定都有成本難以計算的問題
畢竟當商品一多, 進貨銷貨次數一頻繁
就很難算出正確的商品成本或者是銷售利潤等等
往往在導入系統前
客戶的成本都存在於腦子裡
都是"粗估"而已
而今天透過系統來計算成本時
我們就必須很清楚的界定, 什麼樣的支出應該要納入成本中
而什麼樣的支出我們費用化就好
當我們清楚知道每張單或者每個商品的成本之後
才能更有效的訂價及了解自己的獲利
或者界定業務人員的KPI等等
4.導入ERP=打地基
導入完ERP後, 絕對不是結束
而只是一個開始, 這只是公司E化的第一步而已
我們E化的目的是為了記錄所有相關資訊
及節省一些人工作業的時間, 加強各部門各流程之間的勾稽性(互相牽制)
當今天公司都可以順利使用ERP後
我們就可以開始思考, 根據系統產出的數字
有沒有能夠改善的地方
各個職務人員的KPI我應該要怎麼訂定
如何配合目前的組織方向及目標
甚至, ERP所記錄的資料能不能進一步做什麼樣的分析
或者配合其他資訊軟體做進一步的分析
這都是可以思考的範圍
以上就是我認為企業應該要導入資訊系統的時機點
以及老闆對資訊系統應該要有的認識
希望對你有所啟發
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